Piloter Rezo Séniors depuis le back-office

Cet article fait partie d’une série consacrée aux back-offices Angular de Rezo Pouce. Après avoir présenté les deux applications et leur architecture commune, l’architecture de l’espace d’administration, l’authentification et le contrôle d’accès et la gestion des territoires, ce volet aborde le second grand module fonctionnel : le pilotage du service Rezo Séniors. Un dernier article traitera de la cartographie.

Le besoin

L’article consacré à Rezo Séniors côté site public présentait le service du point de vue des utilisateurs — passagers qui formulent des demandes, conducteurs qui y répondent. Mais le service ne fonctionne pas sans les référents Séniors qui le pilotent au quotidien depuis le back-office.

Le référent Séniors est le pivot du dispositif. C’est lui qui valide les inscriptions, suit les demandes de trajets, intervient quand aucun conducteur ne s’est manifesté, gère les situations exceptionnelles. Il a besoin d’une vision d’ensemble de l’activité de son territoire, et de la capacité d’agir rapidement — créer un trajet pour un passager qui appelle par téléphone, relancer les conducteurs, annuler une demande, ajuster les paramètres du service.

Le calendrier des trajets

La vue calendrier est l’écran central du module. Elle affiche l’ensemble des trajets du territoire sous forme de calendrier interactif, avec trois modes de visualisation : jour, semaine et mois. Chaque trajet est représenté par un bloc coloré selon son état — orange pour une demande en attente, rouge pour une demande urgente, vert pour un trajet validé, gris pour un trajet annulé, gris foncé pour un trajet sans conducteur.

Ce code couleur permet au référent de repérer instantanément les situations qui nécessitent son attention. Un calendrier dominé par le vert, tout va bien. Des blocs orange ou rouges qui s’accumulent, il faut intervenir. Un clic sur un trajet ouvre sa fiche détaillée.

Le calendrier charge les données par périodes de trois mois pour maintenir la fluidité de l’interface, et permet l’export CSV de la période affichée — utile pour les bilans d’activité demandés par les collectivités.

La création de trajet

Le référent peut créer un trajet pour le compte d’un passager — typiquement quand celui-ci appelle par téléphone plutôt que d’utiliser le site. Le formulaire reprend les trois étapes du parcours public : trajet aller avec adresse de départ et destination géocodées, catégorie (covoiturage solidaire ou livraison, avec sous-catégories), date et horaire ; trajet retour optionnel avec heure calculée automatiquement ; récapitulatif avec carte, distance, durée et coût estimé.

Le référent dispose d’options supplémentaires par rapport au parcours public : il peut directement associer un conducteur au moment de la création, et l’autocomplétion des adresses propose l’historique des adresses déjà utilisées par le passager — un gain de temps appréciable pour des trajets récurrents comme un rendez-vous médical hebdomadaire.

La gestion des trajets

La fiche détaillée d’un trajet concentre toutes les actions que le référent peut effectuer. Il peut associer ou dissocier un conducteur — la recherche propose en priorité les conducteurs préférés du passager, ceux avec lesquels une relation de confiance s’est établie. Il peut valider un trajet effectué, l’annuler avec un motif, ou relancer les conducteurs quand personne ne s’est manifesté — une relance qui renvoie les notifications aux conducteurs éligibles non encore affectés.

Le cycle de vie d’un trajet suit une logique de délais configurables. Quand une demande arrive, le système notifie d’abord les conducteurs préférés pendant un délai défini. Si aucun n’a répondu, les conducteurs éligibles sont sollicités. Passé un second délai, une relance est envoyée. Et au-delà d’un délai critique, le trajet est marqué comme non affecté — c’est le signal pour le référent qu’il doit intervenir manuellement, par exemple en contactant directement un conducteur par téléphone.

La gestion des utilisateurs

Le module offre une vue complète des utilisateurs Séniors du territoire. La liste affiche pour chaque utilisateur son type (passager, conducteur, ou les deux), ses coordonnées, le nombre de trajets effectués, la distance parcourue et son statut de validation. Elle permet la recherche, le filtrage et l’export CSV.

La validation des inscriptions

Un tableau dédié liste les utilisateurs en attente de validation. Le référent y vérifie les dossiers d’inscription — pièce d’identité, charte signée — et valide ou refuse chaque inscription. C’est le dernier maillon entre l’inscription en ligne et l’accès effectif au service.

La fiche utilisateur

La fiche détaillée d’un utilisateur rassemble toutes les informations le concernant : identité, adresse, préférences de notification (email, SMS, téléphone), type d’utilisation. Le tableau paginé de ses trajets affiche l’historique complet avec statut et coûts. Des statistiques individuelles résument son activité — trajets demandés, réalisés, annulés, distance totale, compensation versée.

Pour un conducteur, la fiche donne accès à la gestion de ses communes desservies, de ses disponibilités hebdomadaires (matin et après-midi pour chaque jour) et de ses périodes d’absence. Le référent peut modifier ces paramètres pour le compte du conducteur — par exemple quand celui-ci signale par téléphone qu’il sera absent la semaine suivante.

Pour un passager, la fiche gère les conducteurs préférés — le référent peut associer ou dissocier des conducteurs selon les retours du terrain — et les personnes relais, c’est-à-dire les contacts du passager (famille, voisin, aide à domicile) que le service peut joindre si le passager n’est pas joignable. Une personne relais principale peut être désignée parmi les contacts.

Les finances

Le tableau de bord financier offre une vision consolidée de l’activité du territoire sur une période sélectionnable. Il affiche les indicateurs clés : nombre de trajets demandés, réalisés, annulés, non réalisés et sans solution ; distance totale et moyenne ; compensation totale et moyenne versée aux conducteurs. La répartition par catégorie de trajet et un graphique d’évolution mensuelle complètent le tableau.

L’indemnité conducteur est calculée simplement : la distance du trajet multipliée par un prix au kilomètre, configurable par territoire. Cette transparence est importante — les conducteurs sont bénévoles, mais leurs frais de déplacement sont pris en charge, et les collectivités qui financent le service ont besoin de chiffres précis.

Le tableau de bord est exportable en PDF pour les bilans périodiques.

Le paramétrage du service

Chaque territoire configure son propre fonctionnement Séniors à travers quatre volets.

Les paramètres généraux définissent les règles du service : le prix au kilomètre pour l’indemnisation des conducteurs, l’âge minimum pour les passagers, l’activation ou non des notifications SMS, et les trois délais qui rythment le cycle de vie des trajets — le délai d’affectation prioritaire aux conducteurs préférés, le délai de relance, et le délai critique au-delà duquel le trajet est signalé comme problématique.

Les gestionnaires du territoire sont listés avec leurs rôles — consultant, gestionnaire local, ou gestionnaire national — déterminant leur niveau d’accès dans le module.

Les chartes conducteur et passager sont gérées au niveau national. Le gestionnaire national peut mettre à jour ces documents que chaque inscrit doit accepter.

Les communes rattachées au service Séniors du territoire sont gérées ici — toutes les communes d’un territoire technique ne sont pas nécessairement couvertes par le service, comme expliqué dans l’article sur le contrôle d’accès du site public.

Ce que ce module illustre

Le module Séniors du back-office est l’exemple d’un outil qui a été façonné par l’usage plus que par la spécification initiale. Les premiers référents travaillaient avec des tableurs et des échanges téléphoniques. Chaque écran du module correspond à un problème concret qu’ils rencontraient : le calendrier remplace le planning papier, la relance des conducteurs remplace les appels manuels, le tableau financier remplace le tableur de suivi des indemnités.

C’est aussi un module où la frontière entre consultation et action est fine. Le référent ne se contente pas de visualiser — il crée des trajets, associe des conducteurs, valide des inscriptions, ajuste des paramètres. L’interface doit permettre cette fluidité entre observation et intervention, sans que l’utilisateur ait à naviguer entre de multiples écrans pour accomplir une action simple.